Et pourtant… C’est maintenant possible et nous pouvons l’affirmer haut et fort, le niveau fonctionnel nécessaire pour que cela soit possible est atteint depuis quelques mois, y compris pour les entreprises !

En effet à toute la panoplie des nouveaux services collaboratifs nés ces dernières années, est venue s’ajouter la brique manquante pour pouvoir se débarrasser de l’email : l’outil conversationnel de type micro-blogging. Dans son implémentation plus riche, cela donne  FriendFeed ou le wall de FaceBook dans le monde du grand public, Google Buzz et SocialWok dans le monde de l’entreprise.

Nous en avons pris conscience il y a déjà quelques mois, en particulier dans 2 projets distincts initiés à la mi-2009 et pour lesquels nous avons déployé l’ensemble des outils collaboratifs formant le socle de l’entreprise 2.0.  Après quelques mois d’utilisation, nous avons été frappé par le fait que certains membres de ces groupes de travail n’utilisaient plus du tout l’email pour communiquer entre eux. Plus aucun email ! Ces projets sont donc devenus email-free !

En fait la rupture a été visible lorsque d’autres utilisateurs du groupe, qui eux n’avaient pas encore franchi ce pas, sont revenus à la charge en disant qu’ils avaient envoyé un email auquel nous n’avions pas répondu. Eh oui… nous ne consultions plus nos boites aux lettres, puisque les discussions entre les membres des projets étaient maintenant toutes produites et centralisées dans l’outil conversationnel partagé. Et que le fruit de notre travail, devant être capitalisé ou à destination de l’extérieur du groupe, était produit, partagé et traité de manière collaborative dans notre suite bureautique en ligne ou dans le wiki, les commentaires autour de ces documents étant produits également dans l’outil conversationnel.

Donc la réponse à la question posée dans le titre de ce billet est OUI ! Il est possible aujourd’hui d’être email-free ! Email-free au moins dans le fonctionnement interne d’un groupe de travail. Et cela est une avancée majeure pour la productivité individuelle et collective, ainsi que pour la capitalisation du savoir-faire et des connaissances de l’organisation.

Comment devenir email-free ?

1. utiliser une suite bureautique collaborative en ligne pour concevoir en temps réel vos documents (traitement, tableur, formulaires, etc…)
2. utiliser un wiki comme portail de projet, où toute l’information de votre projet sera consolidée, produite et/ou liée. Où tout membre du groupe ou tout nouvel entrant, pourra y faire référence à tout moment pour y trouver l’information qu’il souhaite.
3. utiliser un outil conversationnel, au minimum un outil de micro-blogging, “à la twitter”, mais encore mieux un outil de micro-blogging gérant visuellement les fils de discussions afin de pouvoir animer de vraies discussions dans le temps (comme l’a initié FriendFeed et qui devient peu à peu la norme implicite des outils conversationnels d’entreprise).

Par exemple, voici chez 362.0 l’infrastructure collaborative que nous utilisons :

• Google Apps : pour la bureautique collaborative en ligne, les agendas partagés, et les formulaires, ainsi que les boites aux lettres des membres du collège, pour pouvoir communiquer par email vers l’extérieur du groupe .
• SocialText Desktop : pour le micro-blogging car d’une part il est excellent, présente une vraie vue conversationnelle depuis récemment, et est parfaitement intégré à leur wiki
• SocialText : pour le wiki, parce que c’est un des meilleurs wikis et qu’il est couplé à SocialText Desktop, ce qui permet d’avoir une seule “tour de contrôle” informationnelle pour piloter ses conversations et surveiller les modifications dans les espaces de travail
• Diigo : pour l’outil de social bookmarking, permettant à l’ensemble du groupe de faire une veille collaborative quotidienne, et en faire bénéficier également l’ensemble de nos membres et de nos lecteurs.
• Wordpress : pour notre site web, gérant à la fois les pages institutionnelles, les billets de blog et les simples formulaires de contact ou de contribution.

Devenir email-free, c’est sortir du cercle infernal de la journée de travail pilotée par l’arrivée des emails. C’est pouvoir retravailler par contexte, en déterminant les plages horaires consacrées à telle et telle activité. C’est être efficace individuellement, puisqu’il n’est plus nécessaire d’organiser l’information que l’on reçoit. C’est être efficace collectivement car l’information est produite directement là où elle doit être consommée par le reste du groupe.

Devenir email-free, c’est accéder à une nouvelle forme d’organisation du travail, celle qui constituera notre futur façon de travailler à tous. N’est-ce pas l’objectif qu’ont souhaité atteindre les concepteurs de Google Wave ? N’est-ce pas pour cela que leur produit, bien qu’imparfait aujourd’hui, a provoqué un tel engouement ?

Sera-t-il possible d’étendre ces nouvelles façons de travailler d’un groupe de quelques dizaines de personnes à des organisations de plusieurs milliers de personnes ? La réponse est déjà évidente pour des praticiens comme nous qui voyons au jour le  jour les changements d’usage chez les grands-comptes ayant adopté ces outils et que nous suivons au quotidien.

Et vous ? Etes-vous email-free ? Quand comptez-vous le devenir ?