Voici les slides que nous avons présenté, et un compte-rendu en ligne réalisé par Tinkuy, co-organisateur également de l’événement.

Et pourtant… C’est maintenant possible et nous pouvons l’affirmer haut et fort, le niveau fonctionnel nécessaire pour que cela soit possible est atteint depuis quelques mois, y compris pour les entreprises !

En effet à toute la panoplie des nouveaux services collaboratifs nés ces dernières années, est venue s’ajouter la brique manquante pour pouvoir se débarrasser de l’email : l’outil conversationnel de type micro-blogging. Dans son implémentation plus riche, cela donne  FriendFeed ou le wall de FaceBook dans le monde du grand public, Google Buzz et SocialWok dans le monde de l’entreprise.

Nous en avons pris conscience il y a déjà quelques mois, en particulier dans 2 projets distincts initiés à la mi-2009 et pour lesquels nous avons déployé l’ensemble des outils collaboratifs formant le socle de l’entreprise 2.0.  Après quelques mois d’utilisation, nous avons été frappé par le fait que certains membres de ces groupes de travail n’utilisaient plus du tout l’email pour communiquer entre eux. Plus aucun email ! Ces projets sont donc devenus email-free !

En fait la rupture a été visible lorsque d’autres utilisateurs du groupe, qui eux n’avaient pas encore franchi ce pas, sont revenus à la charge en disant qu’ils avaient envoyé un email auquel nous n’avions pas répondu. Eh oui… nous ne consultions plus nos boites aux lettres, puisque les discussions entre les membres des projets étaient maintenant toutes produites et centralisées dans l’outil conversationnel partagé. Et que le fruit de notre travail, devant être capitalisé ou à destination de l’extérieur du groupe, était produit, partagé et traité de manière collaborative dans notre suite bureautique en ligne ou dans le wiki, les commentaires autour de ces documents étant produits également dans l’outil conversationnel.

Donc la réponse à la question posée dans le titre de ce billet est OUI ! Il est possible aujourd’hui d’être email-free ! Email-free au moins dans le fonctionnement interne d’un groupe de travail. Et cela est une avancée majeure pour la productivité individuelle et collective, ainsi que pour la capitalisation du savoir-faire et des connaissances de l’organisation.

Comment devenir email-free ?

1. utiliser une suite bureautique collaborative en ligne pour concevoir en temps réel vos documents (traitement, tableur, formulaires, etc…)
2. utiliser un wiki comme portail de projet, où toute l’information de votre projet sera consolidée, produite et/ou liée. Où tout membre du groupe ou tout nouvel entrant, pourra y faire référence à tout moment pour y trouver l’information qu’il souhaite.
3. utiliser un outil conversationnel, au minimum un outil de micro-blogging, “à la twitter”, mais encore mieux un outil de micro-blogging gérant visuellement les fils de discussions afin de pouvoir animer de vraies discussions dans le temps (comme l’a initié FriendFeed et qui devient peu à peu la norme implicite des outils conversationnels d’entreprise).

Par exemple, voici chez 362.0 l’infrastructure collaborative que nous utilisons :

• Google Apps : pour la bureautique collaborative en ligne, les agendas partagés, et les formulaires, ainsi que les boites aux lettres des membres du collège, pour pouvoir communiquer par email vers l’extérieur du groupe .
• SocialText Desktop : pour le micro-blogging car d’une part il est excellent, présente une vraie vue conversationnelle depuis récemment, et est parfaitement intégré à leur wiki
• SocialText : pour le wiki, parce que c’est un des meilleurs wikis et qu’il est couplé à SocialText Desktop, ce qui permet d’avoir une seule “tour de contrôle” informationnelle pour piloter ses conversations et surveiller les modifications dans les espaces de travail
• Diigo : pour l’outil de social bookmarking, permettant à l’ensemble du groupe de faire une veille collaborative quotidienne, et en faire bénéficier également l’ensemble de nos membres et de nos lecteurs.
• Wordpress : pour notre site web, gérant à la fois les pages institutionnelles, les billets de blog et les simples formulaires de contact ou de contribution.

Devenir email-free, c’est sortir du cercle infernal de la journée de travail pilotée par l’arrivée des emails. C’est pouvoir retravailler par contexte, en déterminant les plages horaires consacrées à telle et telle activité. C’est être efficace individuellement, puisqu’il n’est plus nécessaire d’organiser l’information que l’on reçoit. C’est être efficace collectivement car l’information est produite directement là où elle doit être consommée par le reste du groupe.

Devenir email-free, c’est accéder à une nouvelle forme d’organisation du travail, celle qui constituera notre futur façon de travailler à tous. N’est-ce pas l’objectif qu’ont souhaité atteindre les concepteurs de Google Wave ? N’est-ce pas pour cela que leur produit, bien qu’imparfait aujourd’hui, a provoqué un tel engouement ?

Sera-t-il possible d’étendre ces nouvelles façons de travailler d’un groupe de quelques dizaines de personnes à des organisations de plusieurs milliers de personnes ? La réponse est déjà évidente pour des praticiens comme nous qui voyons au jour le  jour les changements d’usage chez les grands-comptes ayant adopté ces outils et que nous suivons au quotidien.

Et vous ? Etes-vous email-free ? Quand comptez-vous le devenir ?

Voici le compte-rendu quasi exhaustif de nos échanges. Collaboratif Info a également écrit un billet rendant compte de notre réunion.

Séquence 1 : Témoignages

• Beate Lippold, Valeo, Responsable Conduite du Changement du projet de déploiement Google Apps auprès des 30.000 employés de la société.
• Michel Poirot, Orange France Telecom, Consultant en développement personnel, animateur de la communauté “Human bee-in”
• Fabien Laroche, ErDF, Chargé de projet travail collaboratif auprès du pilote IBM Lotus Connections
• Ghislaine David, EDF, Responsable expérimentation Lotus Connections
• Cécile Demailly, Early Strategies, Fondatrice et Consultante Entreprise 2.0, auteur du rapport d’étude “Towards Enterprise 2.0″

Chaque intervenant a détaillé les raisons pour lesquelles son organisation a franchi le pas de la mise en oeuvre de pratiques collaboratives.

Les témoignages mettent l’accent sur la recherche d’efficacité à trois niveaux : efficacité de l’organisation, efficacité des équipes en transverse et efficacité individuelle ; et sur la nécessité d’un alignement avec la stratégie “l’entreprise 2.0 supporte un objectif stratégique”. Dans tous les cas, même si le point d’entrée a été la technologie, celle-ci tend à devenir de plus en plus transparente et “c’est une question d’évolution des pratiques de travail”.

Séquence 2 : Approfondissement “diversité des pratiques collaboratives” en 2 sous-groupes

Thème 1 : les bonnes conditions de lancement (ingrédients à réunir au démarrage) – bien choisir son terrain de jeu:

Les participants ayant une pratique ont amalgamé les outils collaboratifs et ceux de réseaux sociaux en exprimant des difficultés de même nature pour faire évoluer les usages et pour identifier des conditions facilitant le lancement de tels outils.

Le meilleur terrain de jeu identifié est celui de nouveaux projets. Il a été clairement exprimé d’éviter de vouloir couvrir toute l’organisation en passant d’un système à l’autre pour l’ensemble des processus. C’est plutôt la démarche “à nouveaux projets, nouveaux outils”.

Parmi les conditions citées pour réussir le passage d’un usage à l’autre les points suivants ont été cités:

• bien faire comprendre que l’on passe d’une collaboration physique à une collaboration virtuelle dans laquelle la relation physique a son importance, mais elle n’est plus la plateforme de référence. Le rôle de la relation physique doit donc être précisé
• privilégier la “formation action”; donc, le “learning by doing” une fois que la formation initiale pour comprendre les mécanismes et fonctions des outils collaboratifs choisis a été fait
• respecter le temps d’assimilation de chacun pour que se développent les nouveaux usages
• porter une attention particulière au management afin que la culture managériale prévalent ne soit pas un frein à l’appropriation de nouvelles pratiques
• apprendre à gérer au mieux la relation entre les usages synchrones et les usages asynchrones

Do :

• Favoriser une adoption progressive. Laisser s’exprimer les hésitations et les prendre en compte. Accompagner.
• Rassurer sur la visibilité :
  • peur de sortir de la confidentialité.
  • reconnaitre la contribution individuelle – traçabilité, on sait qui fait quoi.

“Etre le propre maître de sa visibilité”.

• Démontrer les bénéfices individuels.
• Raconter la belle histoire. Donner régulièrement des petits exemples d’avancées. Mettre en avant les bonnes pratiques.
• Obtenir le sponsorship du top management. Ce qui est souligné comme paradoxal quand on parle de collaboration et de transversalité.
• Revoir les pratiques d’évaluation…

Don’t :

• Ne pas imposer : laisser cohabiter des rythmes différents d’adoption, ne pas substituer “brutalement” les nouveaux outils aux anciens. Accueillir les réticences qui sont l’opportunité d’affiner le processus d’adoption.
• Pas de “flicage”.

= “Construire autour des gens”.

Séquence 3 : Approfondissement “impact sur le management des organisations” en 2 sous-groupes – zoom sur les modes de travail

Thème 1 : Lister les bénéfices au niveau de l’efficacité au travail (catégoriser)

Des bénéfices de différentes nature ont été identifiés tout en précisant qu’ils relevaient de la perception subjective car personne n’avait encore procédé à des mesures précises. Cette remarque est directement liée à ce qui a été relevé par ailleurs; à savoir que la culture du management par objectifs avec un système de mesure des résultats rigoureux n’est pas encore assez présent dans le style de management français. Voici les principaux bénéfices cités:

• efficacité accrue du travail
• gain de temps, notamment du fait que l’on sait que l’on travaille toujours sur la bonne/dernière version des fichiers
• fluidification et accélération des circuits d’information
• responsabilisation des collaborateurs du fait que chacun est visible
• transparence de la relation
• l’utilisation de l’image et/ou du son (fixe et/ou animé) peut accélérer le développement des relations
• identification rapide des expertises et talents dans l’organisation
• stimulation de la créativité et de l’innovation du fait de l’intensification de la collaboration
• élargissement des éco-systèmes personnels de chacun

Thème 2 : Lister les bénéfices au niveau de la relation au travail (catégoriser)

Beaucoup de débats sur le rôle du management tout en constatant que “tout reste à inventer”. Des questions et préoccupations autour du rôle clé du management intermédiaire et des échanges sur les freins rencontrés mais pas de recul suffisant pour le moment pour souligner des bénéfices.

Dans son étude, Cécile Demailly a mis en évidence des différences selon le stade d’avancement des projets collaboratifs :
On constate des freins du management surtout dans la phase de pilotage, qui précède la mise en oeuvre. Il semble que, une fois que les pratiques sont plus matures, la gouvernance Corporate étant moins marquée, le manager “redevient le décideur” : décide qui il encourage à participer, comment il encourage à participer.

Culture française vs culture anglo-saxonne : 
Beaucoup de freins dans l’entreprise de culture française où l’on se heurte à une logique de pouvoir. Alors que dans les entreprises avec un management par objectifs et un système de planification/suivi, ”si on voit l’efficacité, les gens y viennent”.

Mais il faut adapter le système de rétribution.

Quelques expériences intéressantes :

• Chez IBM, des travaux sur le développement de carrières non-managériales.
• Une filière de super-experts, les “Blue-IQ” : des expériences de reverse mentoring pour éduquer le top management.

A la suite de notre Café du Savoir, si bien nos cinq thèmes ont été perçus comme très liés les uns aux autres, c’est l’utilisation des nouveaux outils collaboratifs, avec la mise en place de nouveaux lieux de travail, qui apparaît comme ayant un fort pouvoir de transformation de l’organisation dans l’immédiat.

Pour que la mise en place des nouveaux outils de travail ait véritablement un impact, les praticiens qui s’étaient donné rendez-vous le 9 mars ont souligné plusieurs conditions:

• Toujours mener une action à deux niveaux : conviction du management et professionalisation des acteurs (tous les collaborateurs de l’organisation);
• Pour impliquer le management, il faut définir un cadre “invariant”, au sein duquel va avoir lieu le déploiement des outils collaboratifs. Il s’agit de bien définir le contexte dans lequel vont se déployer les outils collaboratifs, et de poser les limites à l’intérieur desquelles leur impact est attendu (un impact qu’il faut s’efforcer de définir); bien évidemment, la question de la révision régulière de ce cadre est posée. Il s’agit aussi de définir des responsabilités, notamment de la hiérarchie en place, dans le cadre du programme de changement. Les participants proposent donc de concentrer le rôle du management sur le pourquoi (quel cadre invariant, que changer au sein du cadre, quelles nouvelles règles mettre en place);
• Dans le projet de changement, délégué autant que possible à des volontaires (mandatés pour ce programme), il faudra se focaliser sur des points opérationnels à améliorer. Il ne s’agit pas de faire de la collaboration pour la collaboration, mais bien de la focaliser sur la résolution de problèmes. L’idéal est d’agir au sein d’équipe multidisciplinaires et transversales. Enfin, essayer de quantifier le bénéfice, si besoin en dépassant les simples mesures financières.

Les participants ont bien identifié les freins de la mise en place des ces nouveaux outils, notamment parce qu’ils remettent en cause des modes de travail et d’influence établis. C’est pourquoi, ils soulignent  l’importance de rendre cohérents le programme de changement (mise en place d’outils collaboratifs) avec des principes fondamentaux de l’entreprise (l’alignement avec l’autonomie chez Valeo a été cité comme fondement du succès de la mise en place de Google Apps).

Bonne nouvelle, le collaboratif commence à occuper une large place désormais dans la réflexion de l’encadrement des organisations.

Les esprits éclairés se rangeront sur la deuxième option. Dans notre société mondialisée, complexe, rapide, dématérialisée, il parait effectivement évident et nécessaire d’être intelligents ensemble pour s’adapter, agir, innover.

Evident ? Pas sûr. Être un esprit éclairé ne suffit pas pour emporter l’adhésion des autres dirigeants d’une entreprise. La vision doit pouvoir être démontrée au delà de l’intuition. Que répondre en effet aux gardiens de la sagesse financière quand ils vous lancent, en réunion budgétaire, un sourire pincé : « Messieurs du deux point zéro, quel retour sur investissement pour votre affaire ? ».

Comment leur répondre clairement en quelques minutes ?

]]> http://www.362point0.org/entreprise-2-0-quel-retour-sur-investissement/feed/ 2 http://www.362point0.org/comment-demarrer-une-communaute/ http://www.362point0.org/comment-demarrer-une-communaute/#comments Tue, 23 Feb 2010 11:43:54 +0000 Miguel Membrado http://www.362point0.org/?p=74 Dans l’animation de communautés, le plus difficile est de faire prendre la mayonnaise. Combien de communautés a-t-on ne jamais prendre corps, où l’initiateur de la communauté s’escrime à essayer de faire participer les autres membres à venir contribuer, très souvent sans succès.

Il est commun de dire que c’est de la qualité de l’animation que dépend la vie d’une communauté. C’est bien entendu en partie vraie. Mais dans cette courte vidéo récréative, il est expliqué avec talent que le leadership est indispensable pour initier la chose, mais que sans suiveurs eux aussi impliqués dans l’action, il n’en serait rien.

Finalement ce qui fait bouger les lignes, c’est le premier suiveur. De lui dépendra en grande partie l’intégration future des autres.

Et bien entendu il y a à un moment donné le fameux “tipping point” qui fait que tout bascule d’un simple effort collectif à un mouvement spontané et naturel, où il n’est plus possible de ne pas faire partie de la communauté. C’est lorsque ce point de rupture est franchi que la partie est gagnée.

En voici donc une parfaite démonstration, par l’exemple, et avec les explications accompagnatrices (en anglais)  :

Quoi ajouter d’autre ?